La gestión de documentos y el intercambio de archivos son dos funciones indispensables en la actualidad, ya que simplemente enviar documentos por correo electrónico entre los miembros de un equipo es totalmente ineficaz, especialmente a medida que compartes más y más archivos.
Existen varias soluciones populares en el mercado para la gestión de documentos y el intercambio de archivos, dos de las cuales compararemos a continuación. Estas dos soluciones son SharePoint y Dropbox. Aqui te expicaremos la diferencia entre ellas.
¿Qué diferencia hay entre Dropbox y SharePoint?
Configuración e implementación
Una diferencia clave entre SharePoint y Dropbox es la rapidez con la que puedes comenzar a usar cada uno. Con Dropbox, simplemente creas una cuenta y comienzas a compartir archivos. Puedes estar listo y funcionando en cuestión de minutos.
Mientras tanto, SharePoint requiere mucha más preparación para su implementación. También se necesita ayuda del departamento de IT para configurar y mantener. Estamos hablando de días, semanas o posiblemente incluso meses si trabajas dentro de una organización grande. Sin embargo, mientras que Dropbox solo está disponible en la nube, SharePoint está disponible para implementaciones en la nube, híbridas y locales. Esta flexibilidad permite tener opciones de seguridad más sólidas para datos confidenciales, así como la posibilidad de integrar otras soluciones ya implementadas.
Dropbox tiene capacidades limitadas, por lo que no es sorprendente que supere a SharePoint en lo que respecta a su configuración. Sin embargo, ¿qué sucede si necesitas manejar más de un caso de uso (como SharePoint) y deseas que la configuración sea muy sencilla (como Dropbox)? Entonces, tal vez lo que te conviene es Glasscubes.
Glasscubes es una solución relevante porque sería como una opción intermedia. Puedes utilizar Glasscubes para gestionar el intercambio de archivos y gestión de documentos, pero también la comunicación, gestión de proyectos y flujos de trabajo de información.
Integraciones
Dado que SharePoint es parte de la familia de Microsoft, se integra bien con otros productos de Microsoft. “Muchas organizaciones ya usan Microsoft Office, lo que hace que agregar SharePoint sea la opción natural en lugar de un producto independiente como Dropbox. Es posible que algunas organizaciones incluso ya tengan acceso a SharePoint, pero simplemente no lo han usado todavía.
Dado su amplio uso, Dropbox tiene sus propias oportunidades de integración. Muchas soluciones, incluidos los productos de Microsoft, tienen extensiones de terceros para conectarse a Dropbox. Sin embargo, es posible que la integración de Dropbox con Microsoft Office no se sienta tan fluida como con SharePoint.
Al igual que Dropbox, Glasscubes puede conectarse con Microsoft Office, aunque no tan fácilmente como un producto creado por los mismos desarrolladores. Sin embargo, muchos usuarios de Glasscubes hacen uso de su integración con Active Directory de Microsoft, que administra computadoras y otros dispositivos en una red. Para las organizaciones que usan Active Directory para autenticar usuarios y hacer cumplir las políticas de seguridad, Glasscubes es una excelente opción.
Complejidad
Dada la diferencia en la dificultad de configuración entre SharePoint y Dropbox, no debería sorprender que SharePoint sea mucho más complejo que su contraparte. Aunque, para ser justos, SharePoint ofrece muchas más características que ofrecer a cambio.
Las sólidas funciones de SharePoint permiten la gestión avanzada de documentos, no sólo el simple intercambio de archivos. Puedes configurar privilegios de usuario, flujos de trabajo de aprobación y bibliotecas de documentos para miles de archivos. Pero estas capacidades también requieren la ayuda del personal de IT para implementarlas.
Dropbox es muy intuitivo para el usuario común y corriente. Debes considerar si realmente necesitas un conjunto de funciones muy completo como las funciones de SharePoint o si simplemente deseas una forma sencilla de compartir archivos como con Dropbox.
Una vez más, Glasscubes ofrece un excelente término medio entre las dos soluciones. Glasscubes ofrece más funciones que Dropbox y, al mismo tiempo, mantiene la simplicidad porque, a diferencia de SharePoint, no necesita ayuda de IT para su implementación. Todas las funciones están disponibles y son fáciles de entender, incluso por parte del personal no técnico.
